Bautagebuch (Vorlage, Formular, Excel)

Was ist ein Bautagebuch und wie funktioniert es?

Bei einem Bautagebuch handelt es sich um eine praktische Möglichkeit zur Dokumentation des Bauvorhabens. Ob nun das schriftliche Festhalten von Absprachen, Lieferungen und Leistungen oder auch die Überwachung von all jenem, ein Bautagebuch ist dafür die ideale Lösung. Und ermöglicht zudem einen ebenso praktischen wie einfachen Soll-Ist-Vergleich über den Baufortschritt.

Das Bautagebuch wird täglich geführt. Je nach persönlicher Vorliebe am PC oder auch als ausgedruckte Vorlage analog. Die analoge Variante hat einen wichtigen Vorteil: die Unterschrift der einzelnen Gewerke. Dies garantiert ein zusätzliches Maß an Sicherheit bei etwaigen Unstimmigkeiten während des Baufortgangs oder auch bei der Bauabnahme.

Gibt es eine rechtliche Pflicht zum Führen eines Bautagebuchs?

In der Regel wird das Bautagebuch durch Bauleiter oder mit der Bauleitung beauftragte Architekten (nach HOAI, Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) geführt. Für diese Personen ist die Führung eines Baustellentagebuchs verpflichtend. Bauherren haben somit auch einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass von Bauleiter oder Architekt ein Bautagebuch für ihren Hausbau geführt wird.

Für private Bauherren gibt es eine solche gesetzliche Pflicht, das Bauvorhaben bzw. das Bauprojekt selbst mit einem Bautagebuch zu dokumentieren jedoch nicht.

Es ist eine gute Idee, das Führen von einem Bautagebuch in den Vertrag mit dem Bauunternehmen aufzunehmen. Doch sollten sich Bauherren bewusst sein, dass ein Bauleiter, welcher beim Bauunternehmen angestellt ist, vielleicht nicht immer absolut objektiv sein könnte. Und so vielleicht mitunter der ein oder andere Mangel nicht im Bautagebuch festgehalten werden könnte.

Definitiv besser wäre es, einen unabhängigen Bauleiter für die Begleitung des Bauprojekts zu verpflichten und diesem auch die Führung des Bautagebuchs anzuvertrauen.

Wichtig zu wissen ist, dass auch Mängel des Bauwerkes, welche nicht im Bautagebuch aufgeführt sind, behoben werden müssen. Das Bautagebuch vereinfacht die Suche nach den Verantwortlichen und dient im Streitfall zur Vorlage als Beweismittel.

Achtung! Bauträger und Generalunternehmen sind nicht an die HOAI-Leistungsphasen gebunden und sind aufgrund dessen auch nicht zum Führen eines Bautagebuchs verpflichtet.

Was ist der Inhalt eines Bautagebuchs?

Da es für das Bautagebuch keine rechtliche Verpflichtung gibt, ist auch keine spezielle Form oder Vorlage notwendig. Während in einem privaten Tagebuch auch Wünsche, Träume und Gedanken verewigt werden, dürfen sich Bauherren vom Begriff “Tagebuch” nicht dazu verleiten lassen. Denn in einem Bautagebuch werden ausschließlich Daten und Fakten eingetragen.

Auch, wenn es keine rechtlichen Vorgaben dazu gibt, muss die Baustellendokumentation mittels Bautagebuch regelmäßig, bestenfalls sogar täglich, geführt werden. Mindestens jedoch bei jedem Besuch der Baustelle. Der Grund für die Häufigkeit der Einträge liegt auf der Hand: je engmaschiger die Einträge im Bautagebuch, desto lückenloser die Dokumentation und desto früher lassen sich etwaige Baumängel feststellen und belegen. Und anschließend natürlich auch beheben.

In der Regel sollte das Bautagebuch über mehrere unterschiedliche Arbeitsblätter verfügen. Wichtig dabei ist, dass auf jeder Seite das Datum eingetragen wird. Andernfalls sind die eingetragenen Informationen bei einem Streitfall wertlos.

Ein praktisches Bautagebuch könnte wie folgt aufgebaut sein:

Blatt 1 – Übersicht

Diese erste Seite enthält alle wichtigen Elemente. Verfügt aber dadurch über zu wenig Platz für detaillierte Eintragungen. Die Inhalte von Blatt 1:

• Angaben zur Baustelle

• Datum

• Witterungsverhältnisse und Temperatur

• Informationen zum allgemeinen Baufortschritt

• Baustellenbesetzung bzw. anwesende Handwerker und Unternehmen

• Tagewerk bzw. Bautagesbericht und Leistungen

• Lieferungen und benutzte Gerätschaften

• Besprechungen

• Anweisungen

• Liste über Mängel am Bau

• Bilder

Das erste Blatt vom Bautagebuch bietet einen Überblick über alle wichtigen Positionen und kann somit auch als eine Art Inhaltsverzeichnis angesehen werden. Für kurze Angaben ist hier ausreichend Platz gegeben. Detaillierte Ausführungen müssen jedoch aus Platzgründen auf den Folgeblättern eingetragen werden.

Blatt 2 – Tagewerk

Seite 2 vom Bautagebuch befasst sich mit folgenden Informationen:

• Datum

• Witterungsverhältnisse und Temperatur

• Baustellenbesetzung

• Bautagesbericht bzw. Tagewerk oder Arbeitsleistung

• Fotos

Im Abschnitt Baustellenbesetzung trägt der Bauherr ein, welche Firmen am entsprechenden Tag anwesend waren. Wie viele Personen insgesamt, wie viele Fachkräfte, Helfer und sonstige Personen. Auch etwaige Krankmeldungen können auf Blatt 2 eingetragen werden.

Ebenfalls auf Blatt 2 finden sich detaillierte Informationen zum Tagewerk, ein sogenannter Bautagesbericht. Was sollte gemacht werden? Was wurde gemacht? Wie ist der Stand am Ende des Tages? All dies sollte für eine umfassende und lückenlose Bauprojekt-Dokumentation detailliert in die Bautagesberichte eingetragen werden.

Auch Fotos sind bei der Dokumentation von Bauablauf sehr wichtig. Auf Blatt 2 vom Bautagebuch wird deshalb eingetragen, ob Fotos gemacht wurden und wo diese archiviert werden.

Auf Blatt 2 vermerkt werden können zudem auch besondere Vorkommnisse auf der Baustelle.

Blatt 3 – Lieferungen

Das dritte Blatt des Bautagebuchs bietet ausreichend Platz für das Eintragen aller Lieferungen des Tages. Beispielsweise Fertigbauteile, Material und anderes. Wichtig ist hier, sowohl das Tagesdatum, die Artikel, als auch die Menge, den Zustand und den Lieferant einzutragen.

Blatt 4 – Mängelliste

Seite 4 vom Bautagebuch ist die Mängelliste. Hier tragen Bauherren das Datum und folgende Informationen ein:

• neue Mängel

• behobene Mängel

• aktuelle Mängelliste

Bei den neuen Mängeln handelt es sich um alle an diesem Tag neu festgestellten Mängel. Diese werden detailliert erfasst mit ihrer Art, der Position und allen weiteren wichtig erscheinenden Informationen.

Auch behobene Mängel müssen dokumentiert werden. Hierbei handelt es sich um bereits früher festgestellte Mängel, welche natürlich beseitigt werden sollten. Ist die Mängelbeseitigung erfolgt, wird hier eingetragen.

Äußerst wichtig ist auf diesem Blatt auch die aktuelle Mängelliste. Hier werden alle bestehenden Mängel aufgelistet. Dies ist vor allem als spätere Beweissicherung im Streitfall sehr wichtig.

Blatt 5 – Besprechungen & Anweisungen

Auf dem fünften Bautagebuch-Blatt findet sich ausreichend Platz für alle wichtigen Notizen zu Besprechungen und erteilten Anweisungen.

Bei den Besprechungen ist es wichtig, das Datum und auch die Uhrzeit der Besprechung zu notieren, als auch alle Teilnehmer, die besprochenen Themen und ergangenen Beschlüsse.

In Bezug auf Anweisungen werden sowohl der Anweiser als auch der Angewiesene und die exakte Anweisung aufgeschrieben.

Wie oft sollte das Bautagebuch aktualisiert werden?

Ein gut geführtes Bautagebuch wird täglich auf den neuesten Stand gebracht. Mindestens jedoch sollte bei jedem Baustellenbesuch oder bei der Abnahme der einzelnen Bauabschnitte das Bautagebuch aktualisiert werden.

Was kostet ein Bautagebuch?

Wird das Bautagebuch durch den Architekten geführt, so sind die Kosten dafür in den Architektenkosten enthalten. Zumindest, wenn der Architekt auch die Bauüberwachung innehat. Dabei machen die Kosten für das Führen von einem Bautagebuch rund 32 Prozent des Architektenhonorars aus.

Wird für die Bauüberwachung ein externer Bauleiter beauftragt, entstehen für die Führung des Bautagebuchs gesonderte Kosten.

Bautagebuch PDF-Vorlage und mehr

Das Bautagebuch kann entweder per Hand auf einem Vordruck zum Download oder auch am PC über PDF-Vorlagen oder auch durch Verwendung einer App geführt werden.

Bautagebuch-App

Der Vorteil einer Bautagebuch-App besteht darin, dass alle gleichbleibenden Daten, wie beispielsweise die Baustellenbezeichnung, nur einmalig eingegeben werden müssen. Zudem ist die Dokumentation per App übersichtlich und vermeidet eine verwirrende Zettelwirtschaft. In der App können zudem auch Videos und Bilder hochgeladen und somit der Baufortschritt und andere wichtige Details noch genauer festgehalten werden.

Der Nachteil einer Bautagebuch-App für Smartphones liegt darin, dass diese meist kostenpflichtig sind. Doch sollten Bauherren beim Kauf einer Bautagebuch-App keinesfalls nur auf den Preis achten, sondern vielmehr auf die Datensicherheit. Schließlich werden bei der Protokollierung des Baufortschritts zahlreiche sensible Daten gespeichert.

PDF-Vorlage am PC

Im Netz finden sich zahlreiche Seiten mit PDF-Vorlagen für Bautagebücher. Dabei handelt es sich meist nicht um vollständige Bücher, sondern vielmehr um einzelne Seiten, welche nach Bedarf ausgewählt werden können.

Der Nachteil: Nicht alle Vorlagen sind kostenfrei und bei einigen müssen vor der Nutzung Kontaktdaten angegeben werden.

Analog per Hand

Die analoge Führung von einem Bautagebuch und dessen Ausfüllen per Hand beinhaltet zwar mehr Papierwirtschaft, hat jedoch einen besonderen Vorteil: Es können die Unterschriften der einzelnen Gewerke eingeholt werden.

Fazit zur Dokumentation mit Bautagebuch

Um sämtliche Vorgänge und Abläufe auf der Baustelle während den einzelnen Bauphasen jederzeit nachvollziehen zu können, ist eine umfassende Dokumentation sehr wichtig. Bestens dafür geeignet ist ein Bautagebuch. Dieses ist nicht nur ein wichtiger Teil der Bauakte, sondern hat zudem einen großen Vorteil: Sollte es nach Beendigung vom Bauvorhaben wider Erwarten zu Baumängeln oder anderen Problemen kommen, dient das sorgfältig geführte Bautagebuch der Aufklärung und auch zur Bestimmung der Verantwortlichen.

In der Regel wird das Führen vom Bautagebuch von Architekten oder auch von unabhängigen Bauleitern übernommen. Beide Personengruppen sind gemäß der Leistungsphase 8 HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) zur Bautagebuch-Führung verpflichtet.

Private Bauherren, Bauträger und auch Generalunternehmen unterliegen dieser Pflicht zur Erstellung eines Bautagebuchs allerdings nicht. Für diese empfiehlt sich ein Bautagebuch zur nachvollziehbaren Überwachung vom Baugeschehen sowie zur Absicherung für etwaige Streitigkeiten dennoch.

Bautagebücher können per Smartphone-App, als PDF-Dokument am PC oder auch mit analogen Vorlagen per Hand geführt werden. Während eine Bautagebuch-App alle Informationen übersichtlich und ohne Papierstapel sammelt, ist der größte Vorteil von einem analogen Bautagebuch-Dokument, dass der Bauherr hier den Bauunternehmer und alle Beteiligten unterschreiben lassen kann.